Klikni na briefcase dugme.
Kliknite na dugme"New Briefcase" (novi briefcase)
Pojavljuje se "Create New Briefcase" (kreiraj novi briefcase)dijalog. Unesite ime novog briefcase folder-a
Briefcase (izgovara se: bri:fkeis, prevod: ručna torba, aktovka) je priručna lokacija za pohranu dokumenata koja je vezana za vaš mailbox. Briefcase omogućava pristup tim dokumentima sa bilo kog računara na kome imate pristup vašem maibox-u.
U briefcase možete staviti sve vrste elektronskih dokumenata (teksovi, pdf dokumenti, tabele, prezentacije, slike). U briefcase folder se mogu smjestiti i prilozi email-ova. Radi bolje organzacije možete napraviti više briefcase folder-a koje možete dijeliti sa drugima.
Dokumenti u briefcase-u su kopije originalnih dokumenata. Promjene koje napravite na dokumentima u vašem briefcase-u ne mjenjaju originalni dokument.
Klikni na briefcase dugme.
Kliknite na dugme"New Briefcase" (novi briefcase)
Pojavljuje se "Create New Briefcase" (kreiraj novi briefcase)dijalog. Unesite ime novog briefcase folder-a
Ovo ime mora biti jedinstveno unutar hijerarhije foldera u vašem mailbox-u. Briefcase folderi ne mogu imati isto ime kao folderi najvišeg nivoa (osnovni folderi) u Zimbra mail-u kalendaru ili adresaru. Na primjer, ako imate kalendar koji se zove "Praznici", ne možete imati briefcase folder najvišeg nivoa sa imenom "Praznici". Međutim, "Praznici" može biti ime nekog briefcase foldera nižeg nivoa (briefcase podfoldera).
Odaberite hijerarhiju foldera. Možete kreirati novi briefcase folder najvišeg nivoa, ili kreirati briefcase podfolder.
Klikni "OK" (DA). Novi briefcase se prikazuje na lijevom panelu.
Upload-om se dokument prebacuje sa vašeg računara u vaš mailbox. Na taj način dokument je dostupan sa svakog računara, kada se prijavite na vaš mailbox.
Za upload dokumenata
Otvori briefcase i klikni na dugme "Upload file" (smjesti dokument).
U upload dijalogu kliknite na "Browse" pa locirajte dokument koji želite staviti u briefcase. Za dodavanje drugog fajla kliknite na "Add"(dodaj).
Ne možete upload-ovati dokument sa istim imenom kao što je i ime samog briefcase-a. Na "Upload" dijalogu možete zadati kako će dokumenti sa istim imenom biti tretirani kada se smjeste u briefcase. Kada promjenite ovu opciju, promjena će biti snimljena u dijalogu.
Ako želite biti obavlješteni da smještate dokument sa istim imenom odaberite "Ask Me" (pitaj me). Ako dokument ima isto ime kao i postojeći dokument "Upload Conflict" (konflikt pri dodavanju dokumenta) dijalog se pojavljuje. Možete zadržati postojeći dokument ili ga zamjeniti sa dokumentom koji trenutno želite upload-ovati. Možete takođe pregledati novi dokument. Ovo je tekuće podešenje.
Ako želite da novi dokument zamijeni stari, odaberite "Replace With My File" (zamjeni sa mojim dokumentom). Novi dokument je smješten u briefcase na mjesto starog dokuemnta. Niste obavješteni o ovome.
Ako ne želite da dokuemnti u briefcase-u budu zamjenjeni, odaberite "Keep Existing File" (zadrži postojeći dokument). Dokument nije upload-ovan, ali o tome niste obavješteni.
Kada su svi dokumenti upload-ovani, kliknite na "OK" (DA). Dokument je prikazan u briefcase-u.
Izgleda da ste dostigli maksimalnu količinu podataka za upload-ovane dokumente. Ako je dokument prevelik, korisnik se upozorava.
Dokumenti koje upload-ujete uračunavaju se u makslmalnu količinu podataka koje možete držati u svom mailbox-u.
Prilozi email-ovima mogu se jednotavno dodati u Vaš briefcase.
Da bi dodali prilog, kliknite na "add to briefcase" (dodaj u briefcase) link koji je u zaglavlju poruke pored linka za priloge (attachment link-a).
U "Add to Briefcase" (dodaj u briefcase) dijalogu, odaberite odredišni folder ili kreirajte novi briefcase folder.
Klikni "OK" (DA).
Možete odabrati na koji način pregledate dokumente u vašem briefcase folderu. Kliknite na panelu Briefcase podopcija kliknite na "View" (pogled) dugme i odaberite jednu od ponuđenih opcija.
Explorer View (izgovor: eksplorer vju:, prevod: istraživački pregled). Dokumenti su prikazani kao sličice.
Detail View (detaljni pregled). Dokument su prikazani u horizontalnoj liniji sa veličinom, datumom stavljanja u briefcase, vlasnikom - ako su dijeljeni, folderom u kojem se nalaze.
Column Browser View (izgovor: column brouser vju:, prefvod: kolonirani prikaz). Dokumenti su prikazani u kolonama. U ovom pogledu možete kliknuti na dokument, da bi vidjeli detaljnije podatke o njemu (veličina, datum kreiranja, ko je kreirao dokument, datum izmjene, ko je vršio izmjenu dokumenta.
Možete otvoriti dokumente iz vašeg briefcase-a sa bilo kog računara. Pri tome naravno morate imati odgovarajuću aplikaciju da bi fajl pregledali ili izmjenili. Uobičajeni dokument formati su tekstualni dokumenti, HTML dokumenti, slike kao što su .gif ili .jpg dokument.
Da bi otvorili dokument, napravite desni klik na dokument i odaberite "Open" (otvori) . Ako je tip dokumenta nepoznat, pojavljuje se dijalog u kome se od Vas traži da kažete kako sa kojom aplikacijom dokument želite otvoriti. Tagođe vam se nudi opcija da dokument snimite na željenu lokaciju.
Možete pomjerati dokumene iz jednog briefcase-a u drugi.
Kliknite na 
.
Odaberite odredišni folder ili kreirajte novi briefcase folder.
Klikni "OK" (DA).
Ova opcija omoguća vam da pojedine dokumente dodatno označavate - tagirate (engleski: tag, bosanski: označiti, markirati).
Klikni na dokument, pa na dugme 
.
Odaberite tag. Tag-ove možete vidjeti samo u "Detail view" (detaljni pregled).
Klikni "OK" (DA).
Možete poslati email koji ima link na fajl u briefcase-u. Primaoc email-a mora imati odgovarajuću aplikaciju za pregled dokumenta.
Izvršite desni klik na odabrani dokument
Odaberite "Send" (pošalji). Pojavljuje se dijalog za potvrdu operacije.
Kliknite "Yes" (DA).
Za ovu operaciju pogledajte Dijeljenje vašeg briefcase-a sa drugim korisnicima Briefcase